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3、公司采购管理制度
一、采购审批制度 第1章 总则 第1条 目的 为了规范采购申请审批过程，确保采购物资符合公司需求和相关规范，并为采购过程中各项申请和审批工作提供指引，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购申请审批的管理工作。 第2章物资请购与审核 第3条 各部门应根据日常经营活动需要编制“采购申请单”，提出采购申请并交采购部。 第4条 “采购申请单”要说明请购物资的品名、数量、需求日期、预算金额等内容。 第5条 采购部应对各部门提交的“采购申请单”进行初步审核，审核过程中应主要分析采购需求是否和实际需求相符，并以企业采购审核管理程序和日常经营活动的需要为依据。 第3章采购申请与审批 第6条 汇总采购需求 1.采购部应及时汇总各部门的采购需求，并编制“采购需求汇总表”。 2.“采购需求汇总表”编制完成后，应仔细核查是否存在缺漏。 第7条 库存调查 采购需求汇总完毕后，采购部应对现有库存进行核查，了解现有库存的实际情况。 第8条 编制采购申请 1.采购计划主管、采购专员应根据物资库存数量、安全存量等，计算出实际需求数量，并编制采购作业计划以及“采购申请表”。 2.“采购申请表”应报采购总监、总经理审批。 3.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门的经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批。关注供应商管理和开发公众号交流学习更多供应商管理知识和经验若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员参与审批工作。 第9条 采购预算制定及审批 1.采购申请通过审批后，采购部需要及时制定采购预算，并报采购总监、财务部、总经办审批。 2.采购预算通过审批后，采购部应据此编制采购计划，并实施采购工作。 第4章 采购实施及过程事项审批 第10条 供应商开发 1.采购预算通过审批后，采购部应及时寻找供应商。 2.如果现有合作供应商中没有能供应此种物资的，应及时开发供应商。 第11条 供应商选择及审批 1.采购部需从已有供应商和新开发的供应商中选择合适的供货商。 2.选择好供应商后，应及时报采购总监进行审批。 第12条 采购替代品申请及审批 1.如果所需物资已找到合适的供应商，则应及时安排采购工作，确保物资及时交付。 2.如果所需物资因缺断货等其他原因暂时不能采购，就需要请购部门寻找合适的替代品。 3.请购部门若同意使用替代品，则应向采购部重新提交采购申请。 4.请购部门若坚持采购原物资，则应终止本次采购工作。 第5章 附则 第13条 本制度由采购部制定，经采购总监审核后通过。 第14条 本制度自公布之日起施行。 二、采购合同执行管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为了确保采购合同的顺利执行，降低采购合同执行过程中发生的违约事件提升采购工作的管理水平，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购合同的执行控制工作。 第3条 管理职责 1.采购部全面负责采购合同的执行。 2.法务部协助采购部进行索赔、纠纷的处理。 第2章 采购订单编制管理 第4条 采购订单编制程序 1.采购合同签订后，采购部应根据本企业生产经营需求和各部门的申请编制采购订单，经采购总监审批后交送供应商。 2.订单发送到供应商处后，采购人员应与供应商代表进行沟通，确认其收到采购订单。 第5条 采购订单内容规范 采购订单应包括以下四项内容。 1.采购物资的名称、品种、型号、规格。 2.订货总数量、分期交货数和订单号。 3.包装运输说明、到货地点、随货文件和验收方法。 4.订单生效条件和纠纷处理办法等。 第3章 订单执行跟踪管理 第6条 执行订单跟踪 供应商确认采购订单后，采购人员应进行跟踪，实施订单执行过程中的管理监控。 第7条 订单跟踪内容 具体跟踪事项主要包括以下四个方面。 1.跟踪供应商生产及备货过程，发现问题及时反馈，出现变更时应立即解决并保证准时到货。 2.随时关注生产需求变化，如生产急需则应立即与供应商协调，协助供应商完成紧急供货；如生产活动出现延缓，经采购总监批准延缓或取消订单时，采购人员应与供应商进行沟通，确认其可承受的延缓时间或中止订单操作，并协商相关赔偿事宜。 3.跟踪库存状况，保证库存水平。出现库存过高或过低时，应及时与供应商联系，制定相应采购方案，保证库存控制在合理水平。 4.跟踪物资的备货、装运过程，确保供应商发货物资的规格、数量、质量符合要求。 第4章 采购物资验收管理 第8条 物资验收步骤 1.采购人员在接收货物前应与供应商确认交货与验收时间，并保证相关事宜符合合同约定条款。 2.交货验收的地点应依照采购合同制定地点为主，若预定地点因故无法进行校验，采购人员应提前通知供应商并立即实施转移办理，确保在约定时间实施验收。 第9条 物资验收内容 采购物资的验收工作主要有以下三个方面的内容。 1.验收数量，查验交货数量是否与采购合同、订单及运送凭单相符，采购人员应进行两次数量清点，确保验收工作准确无误。 2.检验质量，确认接收物资与订购物资一致，并检验其质量是否符合采购合同约定的质量要求， 3.检验单证，即对供应商的供货清单与承运单位的货运清单进行检验。 第10条 物资验收结果处理 采购人员应根据验收结果对物资进行处理，具体处理办法如下表所示。 物资验收结果处理说明表： 处理办法适用条件具体说明入库验收合格的物资对物资进行“合格”标识，并交送仓储部办理入库手续拒收验收结果不符合合同条款规定的物资1、 通知供应商在限期内收回物资2、 若合同约定准许换货，关注供应商管理和开发公众号交流学习更多供应商管理知识和经验则应在供应商交妥合格品后再发还补齐物资短损通知供应商在限期内补齐短损物资索赔物资出现损坏向供应商或运输单位索赔 第5章 采购结算管理 第11条 通知结算 采购部确认物资已验收入库后，应通知财务部按照采购合同约定的方式进行付款。 第12条 确认到账情况 财务部完成付款后，采购人员应及时与供应商进行沟通，确认款项到账情况，执行采购合同。 第6章 合同执行变更 第13条 合同变更条件 合同执行中出现下列情况之一的，采购人员应及时向上级领导报告，并按照国家法律法规、本企业有关规定及合同约定与供应商代表协商变更或解除合同。 1.由于不可抗力致使合同不能执行的。 2.对方在合同约定的期限内没有执行合同所规定的义务的。 3.由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行但会导致重大损失的。 4.其他合同约定的或法律规定的情形。 第14条 合同变更处理程序 采购合同需要变更时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同双方协商解决。协商不成需进行仲裁或诉讼的，采购部相关人员协助法律顾问办理有关事宜。 第7章 合同执行纪律规范 第15条 合同法律约束 采购合同签订后即生效，具有法律约束力。采购合同执行的相关人员必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助和保密等义务。 第16条 执行记录管理 在采购合同执行过程中，采购部应对合同的执行情况以台账形式做详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证。 第17条 违纪行为 采购合同执行与管理的相关人员不得有下列行为，否则将视情节轻重给予相应处分。 1.泄露合同内容或私自更改合同内容。 2.丢失合同。 3.参与合同工作时发生的严重的不负责任、不合规定的其他行为等。 第18条 合同执行违纪处理 1.合同执行过程中，相关人员违反国家和本企业相关规定，造成经济损失或其他损失的，本企业将视其性质和情节轻重，给予责任人行政和经济处罚。 2.违纪情节严重、触犯刑法的，应及时移交司法部门处理，本企业保留对责任人的追索权。 第8章 附则 第19条 本制度由采购部制定，经总经办审批后通过。 第20条 本制度自公布之日起实施。 三、采购授权审批制度 第1章 总则 第1条 目的 为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。 第2条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。 2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 第4条 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。 第2章 采购业务程序 第5条 请购 使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。 第6条 审批 采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。 1．采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万～5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。 2．超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。 3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。 第7条 采购 1．采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。 2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。 3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。 （1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。 （2）采购计划范围内金额在2万～5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。 （3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。 （4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。 第8条 验收 质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。 1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。 2．采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；关注供应商管理和开发公众号交流学习更多供应商管理知识和经验采购部负责编写《问题解决方案》，经总经理审批后负责处理。 第9条 付款 1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。 2．应付账款在2万元以内的，财务部经理审批；应付账款在2万～5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。 3．预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万～3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。 4．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。 第3章 采购账务处理 第10条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。 第11条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。 第12条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。 第13条 对账 1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。 2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。 第4章 附则 第14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。 第15条 本制度自 年 月 日起开始实施。 第16条 相关文件表单 1．《问题解决方案》。 2．《会计核算规定》。 四、采购信息保密制度 第1章 总则 第1条 目的 为规范采购专员在采购活动中的行为，维护公司的商业利益，根据公司实际情况，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购相关信息的保密管理工作。 第3条 职责分工 1.总经理办公室负责公司信息保密的管理工作，制定采购信息保密信息，并处理执行过程中出现的问题。 2.人力资源部负责公司全体员工的保密教育和涉密员工的保密管理，以及相关方面的保密工作指导。 3.采购部及相关部门人员执行信息保密制度的相关规定。 第2章 采购信息密级分级 第4条 信息密级规定 公司的采购信息，根据保密程度和重要程度的不同可以分为绝密信息、机密信息、秘密信息和内部公开信息四类。 第5条 绝密信息 1.绝密信息是指极为重要的公司核心商业秘密，如被泄露会使公司利益遭到特别严重的损失，包括投标文件、评标文件、定标文件、合同协议信息、采购数据、公司技术标准等信息。 2.绝密信息的阅读范围。只有得到涉密信息部门或项目主管书面许可方可根据工作需要进行内部加密传递，且传递范围仅限于需求部门主管或项目的负责人，由部门主管或项目负责人根据业务需要进行分割、整理后传达给本部门的员工。 3.审批形式。许可须采用邮件回复、签字审批等有文字记载的书面方式进行，未经批准不得向任何人泄露，未经批准擅自将此级别信息对外发布的，按泄密处理，责任人和部门主管负连带责任。 4.承担责任。需求部门主管或项目负责人对接收到的资料信息的安全性和合理使用负责。因本人或本部门人员原因造成资料外泄的，由部门主管首先负管理责任，同时追究直接责任人的责任。 第6条 机密信息 1.机密信息是指重要的公司秘密，如被泄露会使公司利益遭受严重损失，主要包括项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、公司采购月报、采购合同台账、招标文件、供应商信息等对公司经营有重大商业价值的信息。 2.机密信息阅知范围。各个部门因工作关系，经部门经理审批后可了解相关信息，但严禁复制拷贝，需要复制拷贝前须经总经理批准。此级别信息经审批后可以在具有相关业务联系的经理层传递，不得发布给与业务无关的经理和普通员工，更不得对外泄露。 第7条 秘密信息 1.秘密信息是指公司一般商业秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受损失。主要包括日常的部门内部讨论、论证结论、日常采购工作信息等。 2.秘密信息阅知范围。此级别信息由部门经理决定发布范围，可以在具有相关业务联系的员工间传递，但不得发布给与业务无关的员工，更不得对外泄露。 第8条 内部公开信息 1.内部公开信息是指内部非保密信息，包括以公司名义发出的有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。 2.内部公开信息阅知范围。此级别信息可以在公司范围内发布传递，但不得对外公布。 第3章 采购信息分类保密规定 第9条 招标信息保密规定 1.在招标、评标、定标的过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透露投标信息。 2.在招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透露有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。 3.在定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透露意向定标供应商等的任何定标信息。 第10条 合同信息保密规定 1.合同信息包括合同文本，特别是物资价格、运输价格、技术标准要求，还包括物资所对应的型号、规格、数量等信息。 2.合同价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报总经理审批。 第11条 供应商信息保密规定 1.供应商信息包括供应商公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。 2.凡有权查阅合格和试用供应商信息的人员，应严守信息，确保不向外传播；非授权人如需查阅合格或试用供应商的信息，需报总经理审批。 第4章 采购信息保密措施 第12条 涉密员工管理措施 1.采购专员在与公司建立劳动关系的同时，由公司人力资源部代表公司与其签署保密合同，以此互相监督，共同保障公司商业秘密的安全。 2.采购专员在日常工作中，除需认真履行岗位职责，服从本部门主管的领导外，还要严格按相关保密要求做好公司秘密的保守和保护工作，并接受相关保密管理部门的工作指导和监督、检查。 3.采购部应定期对与本部门管理职能相关的涉密人员进行保密检查，原则上每年不少于两次，对检查中发现的问题应及时给予指导、指正，落实整改措施，并及时总结和推广涉密员工在保密工作中好的做法和经验。检查结果应向涉密员工所在部门的主管反馈，纳入该员工月度、年度的岗位和绩效考核中，作为奖惩的依据之一。 4.对新安排至采购岗位的涉密员工，人力资源部除进行常规的入职教育外，应会同采购部主管共同进行入职保密教育；涉密员工因工作需要进行岗位变更时，部门主管应监督其对保密工作的移交，人力资源部应对其进行离岗保密教育。 第13条 来访接待管理措施 1.公司供应商的来访接待，由采购部负责向总经理备案，并按统一的公司介绍资料和公司产品样本向来访者介绍。 2.应定期完善、修改公司简介及用于接待的影像资料，并报经公司保密管理部门审核批准后方可用于接待。未经许可，接待中不得涉及公司秘密事项内容。 3.采购部接受接待任务后，应事先制定接待计划和参观路线，报公司总经理或保密管理部门批准。未经总经理批准，不得擅自带领来访参观人员进入重点部门和重点部位。 第14条 信息日常操作规定 1.应定期备份保密信息。 2.对收发文件、资料要建立登记制度，严格实行签收手续。 3.对递送的秘密文件、资料，要严格履行登记签收手续，一律要密封包装，并标明密级。 4.销毁秘密文件、资料时必须按规定登记造册，经主管领导批准后，用碎纸机碎掉。 5.属于秘密信息内容的会议和其他活动，应采取保密措施，包括选择具备保密条件的会议场所，限定参加会议人员的范围，确定会议内容传达的范围。 6.公司的电脑上不得擅自安装或运行修改操作系统运行参数的软件，不得从事扰乱公司网络正常运行的活动。 7.公司员工不得将电脑密码告知非授权人，不得擅自使用他人电脑。 第15条 违规责任追究措施 1.对于重要资料没有备份、备份不全或备份错误的，根据给公司造成的损失追究其相应的责任。 2.违反本制度规定的员工，对相关责任人员予以警告或罚款，行政记过、记大过直至开除。 3.违反本制度规定的员工，因过失导致数据信息遗失、泄露，对责任人处以警告或罚款；关注供应商管理和开发公众号交流学习更多供应商管理知识和经验窃取公司商业秘密范围的数据信息或恶意伪造篡改数据的，一经发现立即辞退，取消全部股权期权奖金红利，除按劳动合同和竞业禁止约定处罚外，构成犯罪的报司法机关追究其刑事责任。 4.违反本制度规定的员工，除给予警告、罚款、记过、记大过、辞退等行政处分外，如给公司造成经济损失，同时承担民事赔偿责任，部门主管有过失的负连带赔偿责任。构成犯罪的，报送司法机关依法追究其刑事责任。 第5章 附则 第16条 公司员工均应理解并遵守本制度的相关规定，主动避免获知非授权信息。 第17条 采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。 第18条 本制度由总经理办公室制定，报总经理审批后执行。 第19条 本制度自 年 月 日起生效。 文章转载自微信公众号【干货分享】采购管理制度大全，值得收藏！ 原作者：供应商管理和开发 【侵删】 编者按： 外包是采购一种采购方式，主要是将非核心授权给专业服务者，也可以理解为采购对方的服务与能力。因此，与一般的物料/资源类采购有巨大的区别，尤其是对过程控制与服务绩效管理显得尤为重要。本文将外包管理的整个内容分享给各位采购与供应链同仁，供学习参考。 一、外包的概念 外包可以定义为组织将大宗的非核心活动或职能以合同形式授权给专业的外部服务提供者，可能是以长期的关系为基础。外包的方式可能是：基于项目，如IT系统开发、研发、管理咨询、搬迁或者建造项目基于长期，持续的方式：外包供应商被授予关于特定的职能的全部职责，如保洁或者安全 二、外包与分包 分包经常被认为是对自己所缺乏的资源及技能进行弥补、同时还让供应商能够将注意力在其主要专业领域的一种方法。而在其他情况下，分包的主要目的经常是克服主承包人产能短缺的问题以期满足订单，在制造业中的大批量生产中，所谓：分包指的是采购组织自己本可以承担，但因为产能或资源不足才假手于人的这种情况 A.订单量太小，超出机器或者员工的生产能力 B.需要额外的产能以满足交付截止日期或加急订单的要求 C.某项工作需要专门技术或者专业知识 D.未来需求尚不确定，还不能下决心投资永久性扩大产能 E.从成本上看外部采购比自己制造更为合算 三、外包的风险、成本、收益 1、外包的收益及风险 外包的优点利益缺点/风险支持企业的合理化和精简化，减少人员、场地和设施的成本可能导致更高的服务（包括承包人的利润）合同以及管理成本，需要与内部供应商的成本作比较，并且考虑成本控制的潜在损失可以把管理、人员以及其他资源投入到组织的核心活动和核心竞争力上面难以确保服务质量和一致性，以及企业社会责任;监督的难度和成本获取和利用承包人的专业知识、技术以及资源；对于非核心活动，会比企业资金承担增加更多价值可能失去资金内部在服务领域的专业知识，联系人或者技术，而这些或许将来还会用到获取规模经济效益对于绩效和风险的一些关键领域可能会失去控制，对供应商过度依赖增加了竞争性的绩效激励，而内部服务提供者则可能不思进取居间的服务供应商拉长了与客户或最终用户的距离，可能削弱了与内外部客户之间的沟通和关系，并且弱化了对市场的了解可达成协作性的供应关系，能够从协作和伙伴关系中获得协同效应有可能被不匹配或绩效不佳的关系所绑定：文化或道德观不匹配；关系管理困难，承包人不够灵活，利益不冲突，不思进取，对客户漫不经心在需求和成本不确定或有波动的情形下可以确定成本，分担财务风险保密数据和知识产权有失去控制的风险如果外包失败，重新内保所带来的潜在风险、成本以及困难 2、外包的成本 3、外包失败的原因 A.组织未能区分核心活动和非核心活动 B.组织未能挑选出合适的供应商，导致外包活动绩效地下，甚至造成供应商倒闭 C.组织对外包供应商有着不切实际的期望，可能是因为对方在谈判中夸下海口，也可能是因为组织自己低估了成本风险 D.外包合同的一些条款或调解不到位或者不合算 E.合同中没有明确关键绩效指标或服务水平，这就意味着很难确定是什么地方出了问题 F.组织不具备相应的管理技能，无法控制供应商的绩效与关系 G.组织逐渐放弃了对承包人绩效的控制，导致承包人得以利用组织对自己的依赖来获利 4、各个环节 5、外包时供应商搜寻 外包时供应源搜寻需要注意以下问题 A.外包决策一定基于明确的目标和可衡量的收益，要经过严格的成本-收益分析 B.对供应商要严格筛选，因为组织将要与之维持的外包关系本质上是一种长期的伙伴关系 C.严格供应商合同授予程序，对各种风险、成本及债务的分担要平等、清晰，对期望的服务水平要明确约定 D.明确的、双方一致认可的服务水平、标准及关键绩效指标，辅以适当的激励及惩罚，以激励合规性、一致性 E.依照服务水平协议及关键绩效指标进行前后一致且严格执行的服务交付及质量监督 F.通过不间断的合同及供应商管理，确保合同符合性、关系的发展以及建设性的争议处理。如果组织不想对绩效（以及自己的声誉）的控制权拱手让给承包人，那么就一定要做到这一点 G.对合同进行重审，从合同的履行中吸取经验教训，从而评估合同是否要续签、修改（以实现改进），或者终止后另寻其他供应商 四、建立外包撤出计划 1、合同规定 （1）关于重审计不再更新的合同规定 l通常在合同中都会明确规定合同期限，特别在公共部门，对于长期服务合同来说，设定一个结束时间能鼓励客户对合同进行重审、重新谈判或重新招标 l可以在合同里写入专门的条款，以确定合同的开始日期和结束日期，这种条款就是合同期限条款 l如果双方希望在最初的合同期结束后能继续原合同，他们可以在合同中加入一个延期或可续签的条款 合同续签的条件可以包括： A.合同的开始期间 B.可延长的的期间（如果有） C.符合延长资格的标准 D.结束合同的程序 E.授予新供应商合同的程序（如果相关） （2）关于提前退出得合同规定 l在合同中需明确写入一项条款，规定任何一方如果要求结束合同所需要的时间安排、具体环境情况以及应采取的方法。这样可以使任何一方感到不满意时可以退出合同，从而保护各方的权益 l终止条款会设定在什么情况下只要收到对方的书面通知就可以马上终止合同（例如，进入破产清算或者出现严重违反合同的情况） （3）关于紧急“介入”条款的合同规定 A.可以在合同中写入一个“介入”条款，明确一旦出现严重的合同违约或者服务失败，外包人有权暂时重新承担起对工作的所有责任 B.在特定的情况下采购方介入的权利：例如，在采购方看来已经出现了紧急情况（如果合理）；在采购方看来已经出现了会严重威胁到人员、财务、环境、健康和安全的情况（如果合理）；承包人或其分包商没有履行法律法规规定的责任义务 C.关于通知承包人（以“介入”通知的形式）采购方介入意图的规定，并根据介入对合同的影响，讨论双方都能接受的公平合理的条款 D.采购方暂停承包人拥有的全部或部分提供服务或货物的权力义务的权力 E.采购方接触及使用在履行本合同时所涉及的资产及文件的权力，以便顺利实施其他采购方案 F.承包人有责任必须和采购方全面合作，并提供所有合理的协助（包括允许接触或复制技术信息） G.采购方补偿承包人在帮助自己的过程中所花费的所有合理的额外费用 H.发出通知，说明采购方有意恢复承包人的义务、权力，并从新开始所附带的各种条件（例如，遵守改进目标或降低风险的措施），以及重新开始的具体日期 I.如果采购方不满意，可以根据适当的合同终止规定结束合同 （4）关于交接的合同规定 l在新的合同期内（如果不与现有供应商续签），或者因为当前供应商违约或破产导致合同终止，新的供货商拿到业务。合同中的明示交接条款就是为了确保从当前外包供应商到新供应商的顺利交接 l这类条款会规定撤出的承包人有责任在交接期间全力配合，帮助解决所有与结束合同或提前提前结束合同相关的事宜（例如，提供相关文件或信息） 2、转换供应商的安排 如果的确要更换外部供应商或由外部改成内部供应，采购方需要处理下列关键事项 A.需要尽早标出这份合同需要更新了，以便采购方和关键利益相关者讨论续签合同还是更换供应商 B.需要收集供应商的知识信息、政策、系统及程序等，并整理成文，以供后来的供应商使用 C.及时更新规格、服务水平协议及供应和合同，以减少转换阶段的工作量 D.积极准备转换供应商应急计划及供应合同，细化转换过程中双方可能要承担的风险及责任，包括找出解决预见到的问题或事项等 E.利益相关者、系统及基础设施都有做好实施新合同的准备 F.积极规划变更时应采取的方式 G.在完全接受和全面实施之前，设置一个试用期或实验项目，测试采购方以及新的外包供应商的准备情况，找出并解决问题 H.可以采取直接的或阶段性的安装启用方式 I.可以考虑各种类型的并行实施方案，一方面，即将撤出的供应商的工作量逐步减少；另一方面，新进来的供应商的工作量逐步增加，这样一个增加和减少并行的过渡时期，是的双方能进行适当的调整以减少突然中断的可能性，同时也提供了一个对新老供应商的绩效进行比较的机会 J.进行合同管理及重申，以确保与新的供应商建立相互合作的工作关系；继续改进没有完全符合规格或服务水平要求的地方；对任何前期合同条款的改变进行系统的管理和记录；把持续改进作为供应商绩效表现的一部分来看待 3、保持转换期间的绩效 A.建设性的关系管理应支持对供应商的变更。买方组织可能会给正准确撤出的供应商提供有帮助的反馈信息，告诉其不续约的原因。如果可能，应该为今后的再度合作留下机会 B.可以使用一些额外的激励手段。例如根据忠诚度和绩效水平发给奖金，或根据积极的供应商等级评定给予奖励,以激励供应商持续提供高质量的服务，直到合同结束为止 C.如果也可以有必要可以采取一些惩罚措施，以确保整个合同期内合同条款及服务水平协议得到切实落实。模板合同中往往包含了能确保平稳交接的过度条款 公司采购管理制度 为规范公司的采购管理，保证所需商品的及时、合理采购，以下是为大家分享的公司采购管理制度，供大家参考借鉴，欢迎浏览! 1. 采购总则 1.1 为规范集团公司采购工作，特制定本制度。 1.2 本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。 2. 采购原则 2.1. 严格执行询议价程序进行采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议 定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2.2.大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购，必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与，调研汇总各方意见，经公司领导审核批准方可实施采购。 材料采购需要相关部门配合的，相关部门不得找理由拒绝。 2.3. 采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货期等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成 2.4.采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。 2.5.所有采购人员必须做到以下廉洁制度: 2.5.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。 2.5.2 加强学习，提高认识，增强法治观念。 2.5.3 廉洁自律，不能向供应商伸手。 2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 2.5.6 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。 3. 采购程序 3.1 供应商的选择 3.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质及履约能力。 3.1.2 对于经常使用的材料或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状 况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录， 会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。 3.1.3 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时， 应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。 3.1.4 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 3.2 采购程序 所有的材料或设备的采购，如没履行以下相关手续，采购部有权拒绝采购。 3.2.1 工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称，规格，数量及技术要求后填写采购申请单发财务部，财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部，采购部在收到采购申请单，销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。 3.2.2 固定资产及大型生产设备的采购，由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。 3.2.3 车间零星物品采购，由各使用人员据实填写采购申请单，由生产厂长审批， 最后交采购部门采购。 3.2.4 工地急用或零星材料，由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购，事后报采购部备案。 3.2.5采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成，报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性， 财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核，综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。 3.2.6采购过程中发生变化时，销售部或需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。 一、目的 为加强公司物资(生产物资或生产设备)的采购管理，规范采购操作规程，建立合格供应商网络，适时采购物美价廉的物资，以满足公司正常的运营，特制订本制度。 二、适用范围 适用于公司各类生产物资(设备)或大宗的采购。 三、采购及物流审批权限 1、采购申请单 采购申请单由需求部门提出，审批权限如下: (1)估算金额在 元以内，由部门经理审批。 (2)估算金额在 元至 元之间，先由部门经理审核，再由分管副总审批。 (3)估算金额在 元至 元之间，先由部门经理和分管副总审核后，再由总经理审批。 (4)估算金额在 元以上(大宗采购)，由董事长加批。 2、采购订单(或采购合同) 采购员根据已审批的采购申请单和市场询价结果制作采购订单，审批权限如下; (1)采购金额在 元以内，由采购经理直接审批。 (2)采购金额在 元至 元之间，先由部门经理审核，再由分管副总审批。 (3)采购金额在 元至 元之间，先由部门经理和分管副总审核后，再由总经理审批。 (4)采购金额在 元以上(大宗采购)，由董事长加批。 (5)采购金额在 元以上，财务经理附核。 3、验收入库审批权限 1、入库金额在 元以内的单据由部门经理审批。 2、入库金额在 元至 元之间的单据由部门经理审核，分管副总审批。 3、入库金额在 元以上的单据由部门经理和分管副总审核，总经理审批。 4、领用发货审批权限 1、出库金额在 元以内的单据，由储运部经理及领用部门经理共同审批。 2、出库金额在 元至 元的单据，需分管副总加批。 3、出库金额在 元以上的单据，需总经理加批。 四、物资采购流程 1、物资需求部门提供采购申请单，并完成必要审核和审批手续。 2、采购部凭已审核的.采购申请单，制作采购订单或采购合同(含报价)，在完成采购订单的审批手续后，给供应商下达采购计划，同时送采购订单到财务部备案。 3、供应商送货到指定仓库，采购部给品质部开具请检单、给储运部开具收货通知单。品质部进行来货检验，并进行品质确认。储运部根据品质部检验结果和供货数量给供应商开具入库单，入库单一份给采购部、一份给财务部，一份给供应商，并在供应商送货单收货确认。 4、物质需求部门到储运部领用已申购的物资。 五、支付流程及审批权限 1、供应商凭公司储运部签字确认的送货单到采购部对账，产生一份详细的对账明细清单(同时附送货单、入库单)，采购经理签字确认，对账清单报送到财务部。 2、财务部对采购部的对账清单进一步进行确认，由财务经理审核。 3、供应商凭送货单、入库单、采购订单、对账清单、供货发票到公司办理审批手续: (1)发票金额在 元以内，由采购经理审核、财务经理审批。 (2)发票金额在 元至 元的，由采购经理审核，财务经理和分管副总共同审批。 (3)发票金额在 元至 元的，需总经理加批。 (4)发票金额在 元以上的，需董事长加批。 六、供应商的管理 1、对于大宗或经常使用的物资，应建立相对稳定的供应商，并建立“供应商目录”作为采购时询价议价和供料的参考，应严格按ISO质量体系要求来运作。 2、对于经常采购的物资，应找两家以上的供应商作为储备或交互采购，货比三家，采购性价比较高的物资。 3、根据供应商信誉状况、货源稳定性(品质、数量)、资金状况等方面综合考虑，把供应商分类A、B、C、D等几类，并由此确定是否为长期发展或淘汰的供应商。 4、积极主动向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质和技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。 5、对于交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应采用末位淘汰法进行淘汰，并另行开发新的供应商。 6、采购人员应积极调查物资资讯，收集物资市场行情，积极开发新的供应商。新的供应商必须具备:营业执照(副本)、税务登记证(副本)、组织机构代码证(副本)、产品检验报告、专利证书等一系列质资文件。 七、采购纪律规定 1、各物资需求部门应根据生产经营需要，本着“节约、降本”的原则提交采购请购单。 2、采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 3、采购人员必须做到廉洁自律、秉公办事、不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。 4、采购人员应及时掌握市场动态信息，自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量的做好物资供应工作。 八、如公司采购员自行采购，则采购流程及审批权限类同上述。 九、本制度从20xx年3月18日试行。 【公司采购管理制度】相关文章： 采购记录管理制度11-05 医院物资采购管理制度07-29 车间设备采购管理制度11-05 最新公司采购合同01-19 中小企业采购管理制度11-04 公司2017采购合同范本07-15 公司离职管理制度11-04 销售公司管理制度11-03 公司车辆管理制度11-01 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